Come calcolare i costi nella professione fotografica (e non perderci)

Come ogni artista, un fotografo potrebbe avere grosse difficoltà nel calcolare i costi nella professione fotografica evitando di perderci soldi. Non essere in grado di valutare con attenzione i rischi economici connessi a ciò che si sta facendo è uno dei più grossi errori che un fotografo può commettere, soprattutto se la fotografia è il vostro mezzo di sostentamento.

La prima regola che un fotografo deve tenere a mente è, purtroppo e necessariamente, il business. La profittabilità del business. Ovvero il guadagno che dalla fotografia ne deriva. I soldi, in parole povere, che ci mettiamo in tasca.

Come si può essere sicuri di non perdere soldi nel business della fotografia? Semplice: tenendo sotto controllo e definendo in dettaglio la struttura dei prezzi che applichiamo ai nostri lavori.

Definire un prezzo significa avere bene in mente tutti i costi che un fotografo deve affrontare e non solo quelli relativi al servizio fotografico per un dato cliente, ma anche i costi di gestione.

 I costi di gestione

Per quanto riguarda i costi di gestione, vanno sempre tenuti in considerazione:

• Il noleggio dello studio
• I costi di gestione dello stesso: spazzatura, luce, acqua, telefono, connessione internet.
• La cancelleria per l’ufficio, dal toner per la stampante alle penne
• Licenze del software
• Costi degli apparecchi elettronici quali laptop, stampanti. Da ammortarsi normalmente su più anni
• Costi per arredamento studio fotografico: luci, fondali. Anche questi normalmente da ammortarsi su più anni
• Pubblicità, sia fisica (volantini) che su internet (adwords, per esempio)
• Workshop, corsi (più per pubblicità che per altro)
• L’assicurazione: quella relativa alla persona del fotografo, per la responsabilità civile e quella relativa all’apparecchiatura fotografica.
• Costi del commercialista
• Costi di eventuali assistenti, soprattutto nel caso di uscite fotografiche “a più mani” (tipo un servizio fotografico ad un matrimonio)
• Varie ed eventuali tra cui, ad esempio, i costi del caffè offerto ai propri clienti!
• Abbonamento annuale per il POS (per i pagamenti con carta di credito)
• Abbonamenti a riviste, giornali di settore
• Costi del tempo necessario per gestire tutte queste voci
• Le Tasse
• I rischi generici

Questa lista ovviamente non è esaustiva e varia da fotografo a fotografo e da attività ad attività. La prima cosa da fare, quindi, è definire una lista quanto più dettagliata possibile e dividere tutti questi costi in due categorie: costi fissi e costi variabili.

I costi del servizio fotografico

Questi costi sono differenti dai costi elencati sopra e variano da cliente a cliente, in funzione del servizio fotografico che ci viene richiesto. In questa famiglia dobbiamo inserire tutte le voci di spesa, anche in termini di tempo, necessarie per consegnare il lavoro competo al nostro cliente.

In questa categoria, per esempio, dobbiamo inserire:

• Stampe, album fotografici, cartelloni, chiavi USB, CD, DVD.
• costi di spedizione e assicurazione della spedizione
• Costo del tempo impiegato nei servizi fotografici, nella post produzione, nella composizione dell’album o similare e costo del tempo speso per mostrare l’attività al proprio cliente
• Costi di trasferta (benzina, usura auto, pasti, hotel) necessari in alcuni tipi di servizi fotografici
• Packaging finale del prodotto da consegnare al cliente
• Metodi di pagamento
• Diritti di copyright (di norma sono inclusi nel vostro lavoro ma in alcuni casi potreste farlo pagare a parte)
• IVA
• I Rischi specifici

Calcolare i costi nella professione fotografica: Il costo del tempo

Questa questione è cruciale. Ho nominato il tempo in tutte e due le categorie di costi elencati qui sopra. Il costo del tempo è dato da due fattori: il costo orario del nostro lavoro ed il tempo speso per farlo. Non dimenticatevi mai di considerare questi due fattori in quanto sono quelli che maggior mente incidono sui costi di un servizio fotografico e sui vostri guadagni. Voi costate, non siete gratis: fare un servizio fotografico che dura 4 ore è ben diverso da uno che ne dura 8.

Il costo orario è definito in funzione di differenti parametri ovvero:

• Il livello professionale del fotografo contattato.
• La complessità di realizzazione dell’immagine, sul piano tecnico od organizzativo.
• L’apporto creativo richiesto al fotografo.
• La destinazione d’uso della fotografia.
• L’entità della commessa di lavoro.
• La predisposizione all’elasticità tariffaria del professionista.
• Gli anni di esperienza del professionista.

Definire il costo orario quindi non è facilissimo. Di media, per un fotografo non proprio famoso, dovreste aggirarvi sui 25/30 euro all’ora per poi salire con la vostra crescita professionale.  Occhio che sto parlando costo orario netto, a cui vanno aggiunte le tasse/IVA!

Il costo orario viene poi “scontato” a seconda di differenti parametri ed accordi con il committente, sia in fase di post produzione che di servizio fotografico.

Nel caso di servizio fotografico, potete scontare il vostro tempo in funzione del tempo richiesto per il servizio stesso. Per esempio:

• 0% fino a 4 ore
• 5% fino a 8 ore (1 giorno)
• 15% fino a 3 giorni di attività
• 25% fino a 10 giorni di attività

Non dimenticate di considerare i costi di viaggio: questi normalmente vanno considerati al 40% del costo orario e non dovrebbero mai essere omessi dal computo complessivo.

Nel caso di post produzione, potete scontare il vostro lavoro orario in funzione del tempo di consegna, per esempio:

• 0% entro 1 mese
• 5% entro 2 mesi
• 10% entro 3 mesi
• 15% entro 4 mesi
• 20% entro 5 mesi
• 25% entro 6 mesi

Questo perché, nel caso di tempi lunghi, potete spalmare le attività di post produzione nei vostri tempi morti.

Per maggiori informazioni circa questo argomento, vi rimando ad una guida molto dettagliata che potete trovare qui.

I metodi di pagamento

Occhio a non dimenticare i metodi di pagamento. Questi infatti possono incidere pesantemente sui costi di un servizio fotografico. Se il pagamento con un bonifico o un assegno sono per lo più nulli, non si può dire lo stesso per un pagamento accettato tramite carta di credito. Ogni operatore (VISA, MASTERCARD, AMERICAN EXPRESS) trattiene una percentuale del valore complessivo dell’ordine, percentuale che va tenuta in considerazione. American Express trattiene il 3%,mentre VISA e MASTERCARD (più economiche) si limitano al 2,5%. Anche un pagamento tramite Paypal, per esempio, è soggetto a queste trattenute, di solito nell’ordine del 3.5%. Questi sono costi a tutti gli effetti e devono far parte del vostro computo. Aggiungeteli quindi tra i costi del servizio fotografico e ricordatevi che questa voce è direttamente legata al prezzo finale praticato e non al costo.

Calcolare i costi nella professione fotografica: Le tasse

Articolo spinoso…sui cui mi soffermerò poco rimandandovi al vostro commercialista. Le tasse variano in funzione del vostro inquadramento professionale per cui è meglio rivolgersi ad un professionista per evitare problemi.

I rischi

I rischi sono una voce variabile di cui tenere conto. Definire i rischi in cui possiamo incorrere non è facilissimo specie se si è alle prime armi ma non considerarli potrebbe essere suicida. I rischi sono divisi in due categorie: quelli generici e quelli specifici al progetto che si deve consegnare. Ogni rischio va quantificato con quattro valori: la percentuale che possa avverarsi, il danno economico che potrebbe arrecare, la gravità (questo per farla breve) ed eventuale metodo per mitigarlo.

Tra i rischi generici, per esempio, dovreste tenere conto del vostro personal computer  che si rompe. La possibilità che possa accadere, sull’intera vita del prodotto, è del 15%. Ipotizzando una vita media di quattro anni, il rischio che possa accadere è del 3.75% annuo. Ipotizzando un costo del computer pari a 3.000 euro, dovreste mettere a consuntivo l’1% di 3.000€, ovvero 112.5€. Potete però mitigare questo rischio facendo un’assicurazione o accertandovi che il produttore/venditore del computer vi fornisca una garanzia sul prodotto stesso.

Molti dei rischi generici che possono essere presenti nell’attività del fotografo sono o dovrebbero essere coperti dalle assicurazioni che dovrete fare (specie responsabilità civile o apparecchiatura fotografica) ma in alcuni casi è meglio tenere in considerazione qualcosa di più.

Per quanto riguarda i rischi specifici, questi sono connessi all’attività che andrete ad effettuare. Nel caso di un’uscita fotografica, potete incorrere nel rischio di danneggiare un obiettivo o il corpo macchina. Danneggiamenti che potrebbero non essere coperti dalla vostra assicurazione e che quindi devono essere tenuti in considerazione.

Ad esempio durante un servizio fotografico, durante il cambio di obiettivo, ve ne potrebbe cadere uno a terra e spaccarsi.

Oppure il servizio fotografico potrebbe essere annullato causa pioggia e crearvi un danno economico: ipotizzando un servizio fotografico in esterno dalla durata di un giorno, nel caso di annullamento per pioggia avreste perduto 1 giorno di lavoro intero. Questo è un costo per voi connesso ad un rischio. Ma potrebbe anche venire a piovere appena arrivati sul luogo, in questo caso oltre al rischio di cui prima vi è anche il rischio connesso al carburante sprecato per giungere sul luogo.

Passate un po’ di tempo per definire una vostra tabella in grado di coprire tutti i rischi che vi vengono in mente e spalmateli (quelli non mitigati) sulla previsione di attività per l’anno.

Calcolo del costo complessivo

Ogni qual volta che calcolate il costo di un servizio/prodotto dovete tenere ben in mente tutti questi costi/rischi e dovete fare sempre in modo che tutto sia perfettamente coperto al fine di evitare di lavorare in perdita. Ovviamente questo significa anche fare una stima del lavoro (ovvero, dovrete preparare un business plan) e spalmare su tutti i potenziali ordini i costi di gestione. Ad esempio, se in un anno stimate di fare 12 servizi fotografici, i costi di gestione ed i rischi per ogni servizio saranno pari ad un dodicesimo dei due totali.

Calcolare i costi nella professione fotografica: Gli sconti

Gli sconti sono una voce molto importante nell’ecosistema della fotografia e non solo. Non ho mai conosciuto un solo cliente che non abbia chiesto uno sconto! Offrire uno sconto ovviamente è a discrezione del fotografo ed esistono tre modi per tenerne conto: inserire un margine più alto in modo da assorbire un eventuale sconto, inserire una voce specifica tra i costi del servizio fotografico oppure inserire un rischio specifico. A rigor di logica, lo sconto andrebbe visto come un rischio, valutando una percentuale di “accadimento”. In italia, per esperienza, un cliente chiederà uno sconto nel 100% dei casi.

Per quanto riguarda l’entità, starà al fotografo decidere, facendo sempre molta attenzione a non concedere più del previsto o del possibile. Uno sconto del 5%-10% su di un servizio di 1000 euro, ad esempio, è un buon valore ma tende ad essere troppo alto nel caso di servizi più costosi.

Un altro metodo molto usato per offrire uno sconto ai propri clienti è quello di ridurre il prezzo complessivo di un valore pari al ricarico delle carte di credito nel caso il cliente accetti di pagare tramite assegno o bancomat o bonifico. Se per esempio un cliente accetta di pagare via bonifico, potrete offrire a cuor leggero (senza costi per voi) un ulteriore sconto del 2%/2.5%.

Un’ulteriore via per offrire uno sconto al vostro cliente è quello di “restituire” i rischi specifici non accaduti: potete restituirli al cliente sottoforma di sconto alla consegna del lavoro (ad esempio l’album fotografico). Questo farà piacere al cliente in quanto sarà inaspettato.

Il margine di guadagno

Il margine, tecnicamente, non va calcolato su tutte le voci ma solo su quelle relativa alla “rivendita” di materiale. Per esempio la stampa dell’album: se a voi costa 1000 euro, potete rivenderlo con un ricarico del 10% o del 20%. Lo stesso dicasi per la stampa delle fotografie e così via. Normalmente il costo orario non è soggetto a margine (lo include già….) così come i costi generali. Esenti da margini dovrebbero essere anche le spese di viaggio.

Molti professionisti, però, giocano con il margine per offrire uno sconto al cliente. In questi casi, in maniera molto “rapida”, applicano un ulteriore margine sul TOTALE, quindi incluso del margine operativo reale e delle spese. Questo ulteriore margine è spesso fittizio in quanto viene restituito al cliente sotto-forma di sconto. Quante volte vi è capitato di andare da un qualunque professionista e ricevere come risposta qualcosa del genere: “il servizio costa 1000 euro, però essendo tu il mio centesimo cliente, ti faccio uno sconto del 10%!”. Ecco, quel 10%, sappiatelo, è finto. Serve solo ad allettare il cliente.

Inutile dire che un fotografo serio non dovrebbe usare simili trucchetti e non dovrebbe neppure offrire sconti se non legati al costo orario come descritto prima in quest’articolo.

Calcolare i costi nella professione fotografica: il Business Case

Bisogna sempre crearne uno. Può essere un semplicissimo foglio excel in cui riportare tutti i costi e rischi nonché le attività che si prevede di effettuare nel corso dell’anno. Per esempio, se siamo dei fotografi di matrimonio, possiamo  ipotizzare 2 servizi al mese, per un totale di 22 servizi all’anno (ho considerato un mese di ferie). Quantizzare correttamente il futuro lavoro è fondamentale per la gestione dei vosti di gestione dell’attività: non possiamo certo caricarli tutti sul primo servizio fotografico! Cercate sempre di essere realisti e non ottimisti. Se invece di realizzare 20 servizi fotografici ne realizzate 10, vi ritroverete alla fine dell’anno con il 50% delle spese generali scoperte, un danno economico non da poco.  Al contrario, se doveste performare meglio del preventivato (quindi fare 30 servizi fotografici invece di 20) vi ritrovereste con un 50% delle spese generali in più in tasca, guadagno extra che potete usare per abbattere i costi generali dell’anno successivo, abbassando di conseguenza il vostro prezzo finale!

 La presentazione del preventivo

Il preventivo, ovviamente, va presentato per macrocategorie, senza quindi entrare nel dettaglio delle singole voci. Esisterà una voce per esempio relativa alla “prestazione professionale” che potete dividere in “servizio fotografico” (nel cui inserire tutti costi relativi al servizio fotografico) e “post produzione”; una voce relativa ai materiali (album, fotografie e relativi costi connessi); una voce relativa alla trasferta (albergo, aerei e quant’altro) e così via.

Ovviamente siate pronti ad andare più nel dettaglio: per esempio sui materiali potete evidenziare i costi relativi al solo album e quello alla realizzazione dei DVD e così via.

L’importante è che, alla fine dei conti, andiate a spalmare in maniera proporzionale i costi di gestione in modo da evitare di appesantire troppo le voci più economiche.

 I termini di pagamento

Per quanto riguarda i termini di pagamento, l’anticipo è fondamentale. Non siate troppo generosi (o ingenui) chiedendo il compenso solo alla fine del servizio o alla consegna del materiale ma chiedete che vi sia corrisposto un anticipo pari almeno alla parte di costi variabili: il rischio di non essere pagati a fine lavoro (rischio per nulla piccolo) non andrà in questo modo ad impattare sulla vostra attività. Normalmente al momento della definizione del servizio viene richiesto un 25% / 30% ed un ulteriore 40% / 50% entro il giorno prima del servizio stesso. In questo modo ad essere intaccato, in caso di insolvenza, sarebbe solo il vostro guadagno.

Quando si lavora con le aziende, purtroppo, difficilmente sarà possibile ottenere i denaro in anticipo ed in questo caso fate molta attenzione ai termini di pagamento: ci sono aziende che pagano anche a 180 giorni, troppo per un libero professionista. Esigete che questo termine venga ridotto a 30 o a 60 giorni. E ricordate che un ritardo nel pagamento significa interessi mancati: potete inserire questa voce nei vostri preventivi chiedendo una certa percentuale per ogni mese di ritardo (per esempio, con un pagamento a 180 giorni, un incremento del 2%/3% ha senso, considerando i tassi applicati dalle banche per i prestiti).

La morale quini è una sola: non prendete sotto gamba la parte finanziaria della vostra professione e mettetevi d’impegno nel calcolare i costi nella professione fotografica. Un errore potrebbe incidere pesantemente sulla vostra attività e sul vostro futuro.